テレワークに最適なWEB会議ツール！〜Zoomとは〜

今、テレワークが注目され、テレワークを導入する企業、団体が多く出てきています。また、企業だけでなく、フリーランスや個人事業主もWEB会議ツールを用いて打ち合わせを行う場面が急増しています。今後ますますWEB会議ツールを用いて、テレワークの環境を整えていく方は増えていくと思われます。そこでWEB会議ツールの紹介をしていきたいと思います。
「Zoom」の始め方が知りたい方はこちら

WEB会議ツール（システム）とは

WEB会議とは、インターネット環境を用いて、遠隔の相手とリアルタイムで音声通話、ビデオ通話でコミニケーションをとることです。このWEB会議を快適に行うためのコミニケーションツール（システム）としてWEB会議ツールがあります。

WEB会議ツールは、インターネット環境が必須であり、インターネット環境によって通信が不安定になることがあります。しかし、基本的に導入コストが低く、インターネット環境があれば使えることがほとんどなので、テレワークや少人数の打ち合わせなど個人利用にとても向いているツールになります。
WEB会議ツールでは、音声通話、ビデオ通話に機能以外にも画面の共有機能やテキストのチャット機能、ホワイトボードのように書き込みできる機能などコミニケーションをとるために便利な機能がたくさん備わっています。

WEB会議ツールを選ぶポイント4つ

１.導入のしやすさ

ポイント１つ目は導入のしやすさです！
導入のしやすさには、料金と始めるまでの手順が関わってきます。
まず、料金は「無料」のものと「有料」のものがあります。また、同じWEB会議ツールでも「無料プラン」と「有料プラン」のようにいくつかのプランに分かれていることがよくあります。「有料プラン」の場合は「１アカウントで１ヶ月あたりいくら」もしくは、「複数アカウントで１ヶ月あたりいくら」なのか確認する必要があります。
当然、「無料」の方が導入はしやすいと言えるでしょう。

次に、始めるまでの手順ですが、これは「アカウント」に大きく関係してきます。「アカウント」を登録しなければ使用できないツールも多くあるなか、「アカウント」を登録しなくても「URL」を参加者に送るだけで簡単にWEB会議を始められるものもあります。WEB会議をするためには、相手にも同じWEB会議ツールを使用してもらうことになるので、「アカウント」を登録しなくても使用できることはWEB会議をスムーズに始められるので非常に助かります。

導入のしやすさチェックポイント
・導入コスト
・アカウント登録が必須なのかどうか

2.参加可能人数

ポイントの２つ目は参加可能人数です！
参加可能人数とはWEB会議で一度に何人まで音声通話、ビデオ通話に参加できるのかです。WEB会議ツールのなかには、少人数で快適に使うことに焦点を当てているものもあれば、大人数でやりとりすることに長けているものなど様々です。
また、料金プランによって参加可能人数が変わってくることが多いので忘れずにチェックしましょう。

参加可能人数のチェックポイント
・WEB会議ツールによっての参加可能人数
・料金プランごとの参加可能人数

3.通話可能時間

ポイント３つ目は通話可能時間です！
通話可能時間とは、１回のWEB会議において、音声通話、ビデオ通話がどれくらいの長さできるのかです。通話可能時間が短いとミーティングの途中で通信が切れてしまい話の流れを遮ってしまうことになります。多くのWEB会議ツールがプランによって通信可能時間が変わる仕様になっています。なかには、ある一定の人数以上でのミーティングにのみ通話時間の制限がかかるというWEB会議ツールもあります。

通話可能時間のチェックポイント
・WEB会議ツールによっての通話可能時間
・料金プランによる通話可能時間
・参加予定人数における通話可能時間

4.使用用途にあった機能

ポイント4つ目は使用用途にあった機能です！
WEB会議ツールごとにそれぞれ様々な機能を有しています。機能のなかには必須とも思える機能からどの場面で使うのか悩むような機能まであります。こちらの機能も使用用途によって重要度が大きく変わってくるので、使用用途をしっかり想定して機能を確認しましょう。
便利な機能として、画面の共有機能や音声やビデオの録音・録画機能、チャット機能があります。プランによって機能の制限もあるので、しっかり確認しましょう。

使用用途にあった機能のチェックポイント
・使用用途を明確に想定
・プランによる機能の制限の確認

5.セキュリティーとサポート

ポイント5つ目はセキュリティーとサポートです！
WEB会議を業務上で用いる場合は、データの漏洩などセキュリティーを気にする必要性が出てくると思われます。第三者の不正アクセスによって通話の内容や共有ファイルが盗まれるリスクがあります。暗号化通信やアクセス制限などWEB会議ツールのセキュリティー対策を確認しましょう。
WEB会議ツールを全員が等しく使える環境を整えることがスタート地点になりますが、このときにサポート体制があるのとないのとでは違いが生じてきます。特に普段からPC操作に慣れていない方とWEB会議をする場合にはサポート体制があれば丁寧に対応してもらえることもありますので気にしてみてください。

セキュリティーとサポートのチェックポイント
・暗号化通信に適応しているか
・不正アクセス防止用の仕様になっているか
・サポート体制はあるのか

WEB会議ツール「Zoom」とは

WEB会議ツールのなかで有名なツールのひとつである「Zoom」について紹介したと思います。
数あるWEB会議ツールのなかから「Zoom」を選んだ理由はシンプルに、俺の周りのWEB会議ツール利用者では「Zoom」の利用者がダントツに多いためです。

「Zoom」はビジネスに最適化されたWEB会議ツールと言えるでしょう。パソコン、タブレット、スマホと多くのデバイスで「Zoom」をインストールすることができ、インターネット環境があれば場所を問わず、簡単にWEB会議をすることができます。
「Zoom」の日本での知名度は最近ものすごい勢いで上昇している状態です。以前から日本では「Skype」の利用者が多く、知名度も「Skype」の方が高かったと思います。では、「Zoom」と「Skype」の違いはなんでしょうか？
音声通話、ビデオ通話ができる点や機能の部分でも近い機能があり、プランとしても「無料」がある点が共通しています。大きな違いは、始めやすさにあります。「Skype」は、アカウント登録が必須で登録が手間になります。「Zoom」は、WEB会議を立ち上げる主催者（ホスト）のみアカウント登録が必要で、参加者は送られてきたURLをクリックするのみ（インストール必要）で簡単に参加できます。つまり、誰でも簡単に参加できる点がとても魅力的なツールです。

「Zoom」と「Skype」の大きな違い
「Zoom」は主催者（ホスト）のみアカウント登録が必要
「Skype」は使用者全員がアカウント登録必要
→始めやすさに大きな違い

「Zoom」の機能や料金プランは公式サイトをみていただくのが良いかと思います。
「Zoom」公式サイトはこちら

ここでは、「無料プラン」のメインの機能のみ簡単に紹介しておこうと思います。
・１００人の参加者までOK
・１対１のミーティングは時間無制限
・３人以上のミーティングは４０分まで（連続して使用OK）
・音声、ビデオの録音・録画機能
・画面共有機能
・チャット機能
ほんの一部ですが、これだけでも十分な機能だと思います。

「Zoom」を使ってみた率直な感想

「Zoom」を使用した率直な感想になります。
使ってみて思うことは、始めやすさが抜群に簡単です。アカウントの登録も最小の情報の入力でOKです。また、参加者がアカウントを登録しなくて良い点が、非常に魅力的でした。WEB会議でお客さんと打ち合わせをするとなるとお客さんにWEB会議ツールをインストールしていただき、環境を整えてもらう必要があります。この過程でアカウントの登録など手続きが煩雑になるのは問題です。その点「Zoom」は参加者にURLを送ることで簡単にミーティングに参加してもらうことができます。

「無料プラン」では、１対１のミーティングは時間無制限で、３人以上のミーティングは４０分の制限があります。ここについて、俺はどうなんだろう？と思って使ってみました。率直な感想、４０分制限でも大きな問題はありません。
通信が切れたら再度、新規ミーティングを開始すればOKです。
また、セミナーや研修で使用する場合も予め、前半４０分、休憩５分、後半４０分のようにスケジュールを調整しておくことができるので大きな問題は起こらないと感じました。

画面共有などの操作性もわかりやすく、感覚的に使うこともできるといった感想を持ちました。「Zoom」はかなり多くの層のユーザーが問題なく使えるユーザーインターフェイスになっていると思います。
「無料プラン」があるので一度無料で使ってみて損はないかと思います。

さいごに

今回は、今話題沸騰中のWEB会議ツールについて紹介してきました。WEB会議ツールも数多く存在しており、それぞれ得意不得意の部分があります。
また料金プランもいろいろなプランが用意されており、使用用途に合わせて選ぶことができます。その中でも「Zoom」の「無料プラン」を中心に感想を含めて紹介させていただきました。この記事をみて気になった方はぜひ、「Zoom」を一度お試しください。

「Zoom」のアカウント登録の流れや始め方については、以下の記事も参考にしてもらえればと思います。
【Zoom】誰でも簡単に始められるWEB会議ツール！〜ZoomでWEB会議を始めるまで〜